RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程 |
| 發(fā)布時間:2020-09-23 10:56:29 | 瀏覽次數(shù)： |
在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對檔案應(yīng)用空間和種類急劇擴大的現(xiàn)實情況，這種做法對于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。 今日上海營信小編為大家介紹RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程，基于RFID檔案館管理系統(tǒng)采用射頻識別RFID技術(shù)，檔案管理人員可在任何庫房進行檔案操作，檔案將采用電子數(shù)字標簽隨時隨地進行調(diào)撥，自助調(diào)撥檔案以及上架歸還的出現(xiàn)，特別是其一次可以做多本調(diào)撥和按路徑進行智能化上架工作，大大節(jié)省了館員的工作量和檔案調(diào)撥人員等待的時間。下面我們一起來了解下吧。
一、RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程 1.1.1 檔案入館 1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面，標簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。 2、粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標簽進行掃描，登記入庫時間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。
1.1.2 檔案借閱 1、 借閱申請 在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號，即查詢機也具有業(yè)務(wù)辦理自動排號的功能。 2、 借閱登記 借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請記錄;對于某些必須要領(lǐng)導審批的檔案，檔案館領(lǐng)導可以通過軟件進行在線審批，審批后借閱審計記錄生效。 3、 檔案查找 每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。 查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。 4、 檔案借出 保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進行電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。
1.1.3 檔案歸還 1、用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統(tǒng)會自動提醒;2、保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進行電子標簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。 1.1.4 檔案防盜 所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。 1.1.5 檔案查詢管理 自助終端查詢 自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進行檔案信息查詢的自助查詢設(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫資料信息。 網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢 網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導級別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行實時查詢和統(tǒng)計分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實現(xiàn)對基層工作情況的在線監(jiān)控。 1.1.6 檔案銷毀提醒 檔案的價值具有時間效應(yīng)，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，軟件將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。 1.1.7 檔案盤點管理 采用RFID技術(shù)進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，庫房管理終端發(fā)送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據(jù)移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進行直到完成所有檔案的盤點操作。 因為計算機軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進行信息安全防護。上海營信RFID讀寫器檔案系統(tǒng)有效管理檔案，完美解決了傳統(tǒng)檔案管理軟件的問題，融入了更多的創(chuàng)新性功能，在實現(xiàn)精細化檔案收集與管理，保證檔案信息安全的同時，更加強調(diào)檔案資源的服務(wù)和利用。感興趣的讀者朋友歡迎您的咨詢。 |
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